Jak efektivně řídit a vést poradu

leden 16, 2017

flipchart-fotoNeplýtvejte svým drahocenným časem na nekonečných a neefektivních poradách. Sdílet informace, myšlenky a nápady či rozdělovat kompetence je však potřeba. Jak na to jít chytře? Připravili jsme si pro vás několik tipů.

Nepodceňte přípravu

Jaké je téma porady a její hlavní cíl? Tuto otázku si položte jako první. Hned poté si vyjasněte, kdo se musí jednání zúčastnit, abyste onoho cíle dosáhli. Na větších poradách se někteří zaměstnanci cítí zbyteční. K tématu nemají co dodat a ani získané informace jim nijak nepomohou. Naopak pokud budete své pracovníky jen suše úkolovat a sdílet informace pouze v úzkém kruhu kolegů, hrozí, že o svoji práci brzy ztratí zájem. Význam vlastního snažení jim nebude dávat smysl bez znalosti širších souvislostí.

Kde, kdy a jak dlouho rokovat

Jak postupuje rozjetý projekt? Neobjevily se zádrhely? Na průběžnou kontrolu stačí krátká informační schůzka. Aby se vám neprotáhla na celý den, vymezte si na ni vždy určitý čas, který nepřekročíte. Jedna dobře vedená patnáctiminutová porada může být užitečnější, než 50 mailů. O poradě dejte vašim kolegům vědět s dostatečným předstihem. Když je nečekaně vytrhnete od načaté práce, mohou se jejich myšlenky toulat úplně v jiných sférách.

Chystáte-li náročnější poradu, která vám zabere několik hodin, myslete třeba i na drobné občerstvení vodu a kávu. Obecně lépe odsýpají ranní porady, kdy má člověk ještě více energie a poobědová otupělost je zatím daleko. Úterní a středeční porady fungují lépe než pondělní, kdy se pomalý rozjezd kombinuje s hromadou mailů k vyřízení.

Opřete se o techniku

Před každou poradou si připravte body, které je třeba probrat. Pomohou vám s řízením postupu debaty a také při rozlišovaní podstatných věcí od těch vedlejších, které pouze odvádějí pozornost a všechny zdržují. Důležité záchytné body, myšlenky a nápady zaznamenejte na viditelné místo. Výborně vám k tomu poslouží třeba flipchartová tabule. Ale klidně si pomožte i další audiovizuální technikou. Lidská pozornost je přelétavá a tady se hodí každý „trik“ pro její udržení.

Rozdělte kompetence a stanovte termíny

Žádná porada by neměla vyznít do ztracena. Nestačí přijít na to, že se „něco“ musí udělat. Vždy rovnou určete, kdo je za daný úkol zodpovědný a jaký je termín pro jeho splnění. Stanovte si také jak budete průběh plnění úkolů kontrolovat. Aby každý věděl na čem je. Vyplatí se pořídit z každé porady zápis. Ten si připněte třeba na nástěnku v kanceláři, kde na něj každý uvidí a bude si tak moci vše podstatné připomenout bez dlouhého pátrání. Můžete jej také umístit na server, ke kterému mají všichni přístup.

Čeho se vyvarovat

Že se na poradě občas ztratí linka a zabíhá se k vedlejším a méně podstatným tématům je celkem časté. Co ale určitě na běžnou pracovní poradu nepatří jsou individuální problémy nebo řešení špatných vztahů mezi kolegy. Na tom je potřeba zapracovat např. při supervizích nebo týmovém koučování. Pokud se bojíte, že by poradu něco takového mohlo narušit, zkuste si předem promluvit s kolegou, kterého se to týká a vyřešit onu věc mezi čtyřma očima.

Pár zásad na závěr

  • Dbejte na včasné příchody. Aby vaše slovo něco znamenalo, musíte samozřejmě dorazit také včas.
  • Vytvořte prostředí, kde se nikdo nebude bát projevit svůj názor či se podělit o nápad. Příspěvky ostatních respektujte, i když pro ně nakonec ruku nezvednete.
  • „Všichni všemu rozumí?” Po takovéto otázce obvykle následuje hromadné pokyvování hlavou. Nikdo nechce být za natvrdlého nebo poradu protahovat. Zda-li je vše jasné raději zkontrolujte konkrétními dotazy.