Archivaci firemních dokumentů usnadní kartonové a papírové krabice
Archivace firemních dokumentů a dalších účetních dokladů je pro mnoho podnikatelů tvrdý oříšek. Víte, jaké doklady byste měli archivovat a jaké můžete bez rizika hodit do koše či skartovat? A v čem je skladovat, abyste se při kontrole z finančního úřadu vyhnuli nepříjemnému překvapení v podobě vybledlých listů papíru? Na tyto otázky vám odpovíme v aktuálním článku.
Archivujte firemní dokumenty správně podle české legislativy
Archivace dokumentů ve firmě se řídí několika zákony, které stanovují lhůtu 3, 5, 10 i 30 let. Úprava vychází v první řadě ze zákona o účetnictví. Dle něj máte povinnost uchovávat účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let od konce dotčeného účetního období. Účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy atd. musíte mít při ruce 5 let.
Daňové doklady nechte uložené po dobu alespoň 10 let od konce zdaňovacího období, v němž se plnění uskutečnilo - tato povinnost vychází ze zákona o dani z přidané hodnoty a týká se všech plátců DPH. Na rozdíl od nich třeba drobní podnikatelé - neplátci DPH, vedoucí pouze daňovou evidenci nebo uplatňující výdaje paušálem, běžně archivují dokumenty pouze po 3 roky od termínu pro podání daňového přiznání.
Vaše krabice mimo to naplní mzdové listy zaměstnanců, které se pro účely důchodového pojištění zakládají až na 30 let. Tuto nepříjemnou povinnost stanovuje zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
Archivace listinných dokumentů? Ideálně v krabicích, boxech nebo šanonech
Většina dokladů má i dnes listinnou podobu. Úschova takových dokumentů je většinou prostorově náročná a vy svou kancelář musíte vybavit nejen pevným nábytkem, ale také kvalitními krabicemi. Vyberte si papírové krabice či desky, ve kterých zůstanou vaše dokumenty po zákonnou dobu nepoškozené.
Vrásky na čele účetním přidávají účtenky vytištěné na termopapíru (případně na podobném materiálu), protože velmi rychle blednou a stěží vydrží v původní kvalitě i jen jeden rok. Ty je lepší naskenovat nebo okopírovat a originál rovnou skartovat.
Pro dlouhodobou úschovu účetních dokladů a dalších firemních dokumentů jsou dobrou volbou archivační krabice a boxy z obchodu Obaly KREDO, zhotovené z pevného bílého či hnědého kartonu. Hodí se k horizontální i vertikální archivaci a prostor v kanceláři tak optimálně využijete. Tyto krabice chrání vaše doklady před prachem, vlhkem i dalšími nepříjemnými vnějšími vlivy.
Firemní dokumenty se vyplatí pro lepší orientaci skladovat v organizovaných deskách/v šanonech. Třiďte je podle času nebo druhu dokumentů a nezapomeňte si přehledně popsat i jednotlivé krabice. Uložit je pak můžete na poličku, kde je budete mít stále na očích, i na dno skříně, odkud je v případě potřeby rychle vytáhnete.